Dit is de privacyverklaring van tafeltennisvereniging Smash’70, gevestigd te Hattem, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40101783, hierna te noemen: `Smash’70`.
1. Algemene toelichting privacyverklaring Smash’70
Smash’70 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Smash’70 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Als Smash’70 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent niet alleen het verzamelen en opslaan van de gegevens, maar ook het gebruik maken van de gegevens. Deze privacyverklaring beschrijft op welke gegevens, en met welk grondslag en doel, door Smash’70 worden verwerkt.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Leden:
a. Contactgegevens: voornaam, achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
b. Gegevens lidmaatschap: Ingangsdatum en einddatum lidmaatschap, IBAN, lidmaatschapsvorm;
c. Gegevens t.b.v. competitie: bondsnummer, competitiegerechtigd J/N, ELO rating
d. Overige gegevens: geslacht, geboortedatum;
e. Bijzondere persoonsgegevens: Indicatie parasporter.
Vrijwilligers en trainers
a. Contactgegevens: voornaam, achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
b. BSN t.b.v. aanvragen VOG.
Sponsoren, huurders en leveranciers
a. Gegevens contactpersoon: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres;
b. Contactgegevens bedrijf: naam bedrijf, adresgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf;
c. Contractgegevens: begindatum contract, einddatum contract, contractafspraken.
3. Welke grondslag hebben wij voor deze verwerking?
a. Voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals lidmaatschap, vrijwilligerscontract of sponsorcontract;
b. Het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Smash’70;
c. Toestemming van betrokkene.
4. Welke doel hebben wij met de verwerking van de persoonsgegevens?
Leden
a. Invulling te geven aan het lidmaatschap, bijvoorbeeld met trainingen, competitie, activiteiten;
b. Het samenstellen van trainingsgroepen en competitieteams;
c. Voor het innen van afgesproken contributies;
d. Aanmelding bij de Nederlandse Tafeltennnisbond (NTTB);
e. Informatievoorziening vanuit de vereniging. Zoals de nieuwsbrief, WhatsApp updates (via Smash’70 bedrijfsaccount), en social media berichten. U kunt zich hier ten alle tijden voor afmelden;
f. Om uitnodigingen te versturen voor bijeenkomsten (zoals de ALV) en evenementen (zoals eredivisiewedstrijden, clubkampioenschappen, feestavonden).
Vrijwilligers en trainers
a. Het inplannen van vrijwilligerswerk, zoals trainingen, bardiensten, papierdiensten.
Sponsoren, huurders en leveranciers
a. Voor het uitvoeren van het contract;
b. Voor facturering conform contract.
5. Wat doen wij met onze Social Media?
Smash’70 maakt gebruik van social media, namelijk via website, Facebook en Instagram. Wij gebruiken deze social media om (oud-)leden en geïnteresseerden in Smash’70 te voorzien van actuele informatie over de verenigingsactiviteiten. Hiervoor worden wordt geregeld ook een ander medium gebruikt, zoals de nieuwsbrief of berichten via WhatsApp (bedrijfsaccount).
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via deze accounts. Wel kan Smash’70 generieke informatie, zoals het aantal reacties, gebruiken om onder meer het bereik van de Smash’70 te analyseren en haar aanbod te verbeteren.
6. Wat doen wij met beeldmateriaal?
Smash’70 verzamelt foto’s en video’s van activiteiten en evenementen die plaatsvinden binnen de vereniging. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt bij verslaglegging van deze activiteiten op bijvoorbeeld social media en de nieuwsbrief en wordt indien gewenst bewaard voor archief.
Bij inschrijving voor activiteiten wordt toestemming gevraagd voor het gebruik van het beeldmateriaal. Bij leden onder 16 jaar wordt deze toestemming aan de ouders gevraagd. Het beeldmateriaal wordt niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
7. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
a. Het verzorgen van de (financiële) administratie;
b. Het verzorgen van toernooien en competities (de Nederlandse Tafeltennisbond).
8. Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
9. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
10. Bewaartermijn
Smash’70 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
11. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Alle personen die namens Smash’70 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
12. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
13. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
14. Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
TTV Smash ’70
Eijerijk 27
8051MR Hattem
0384446756
bestuur@smash70.com